浅谈图书馆办公室档案的管理

计嘉芳（福建省图书馆 福州 350001）

摘 要  从图书馆办公室档案管理的重要性出发，分析档案管理工作中存在的问题，并提出加强档案管理的对策。

关键词  档案管理 图书馆 办公室 档案

档案是指机关、机构、组织或个人在业务处理过程所产生、持有并保存的纪录、文件或资料。图书馆是一个收集、整理、保存并提供文献信息服务的地方，由公共团体、政府机构或者个人开办。办公室作为图书馆的一个部门，其档案收藏的范围包括上级下发的各种文件、重要的会议材料、本单位年度工作计划与总结、会议文件与纪要、请示报告、年度报告、外事活动、统计报表与分析、读者服务与活动等材料。

1 档案管理的重要性

由于办公室在图书馆整体工作中的综合属性，办公室档案是了解图书馆全局工作的切入点，在图书馆工作中应充分发挥它的作用。

1.1 记录图书馆各方面工作，具有查考价值

办公室在日常行政与业务工作方面要接收、起草、收集、整理、保管上级机关和相关部门的大量文件材料，如上级机关来文、本馆请示报告件、各部门读者服务工作材料以及全馆与各部门年度工作计划总结、年度统计报表与分析等。这些材料较全面地反映了图书馆工作的方方面面，在撰写相关材料时具有参考价值。

1.2 对当前图书馆工作具有指导意义

档案是过去工作的历史记录，用好档案为当前和今后工作服务是档案管理的目的。办公室档案来源于办公室工作实践活动，是存储办公室各项工作原始记录的载体。它主要包括办公室在各个工作环节中产生形成并对图书馆管理工作有一定参考利用价值的档案。通过档案对过去工作进行分析总结，我们可借鉴已有经验，结合当前实际情况，更好地推进图书馆工作的开展。以业务统计分析工作为例，办公室按月、季度、年度收集各部门业务报表，并根据报表数据进行分析，形成全馆各方面的业务数据与分析，就可以较全面地掌握当前图书馆工作的基本情况。

1.3 提高图书馆工作科学规划水平

相对而言，图书馆工作的服务内容与服务方式基本保持在一个稳定的范围之内。这种一定时期内的相对稳定性，使得我们可以通过对档案资料的研究分析来发现和把握图书馆工作的总体规律，为各项工作的规划与实施提供依据，有利于提高图书馆发展总体规划的科学性。

1.4 为图书馆评估定级工作提供保障

图书馆评估定级工作是对图书馆建设成果的检验，有利于加强图书馆管理、提高图书馆服务水平并推动图书馆事业发展。从评估过程来看，评估专家组除了实地了解图书馆的实际情况外，一项重要的工作就是系统地审阅图书馆各项工作形成的档案资料。因此，不论是在平时还是在迎评期间，系统完整地收集整理档案都是做好评估定级工作的基础。

2 图书馆办公室档案管理工作中存在的问题

档案管理一方面在图书馆工作中发挥着越来越重要的作用，另一方面也仍然存在不少问题。

2.1 工作人员对档案管理的重要性认识不足

明确档案管理人员的职责和档案收集的范围，是做好档案管理工作的前提。档案管理制度规定了档案员要做什么和该怎么做，对规范档案工作具有指导意义。档案管理制度能确保档案的及时整理归档，使档案资料更加系统完整，防止一些有价值的档案文件丢失或无从查找。在建立健全规章制度之后，档案员应按照规章制度规范日常的档案收集整理工作，不断强化自身的档案意识。

2.2 档案结构不够合理，业务档案较薄弱

从大多数图书馆档案管理的现状看，文书档案比重大于业务档案，导致档案结构不合理。由于缺乏业务档案管理的意识，一些业务文件材料没有得到及时归档，业务档案管理没有明确管理人及其职责，往往随着人员变动造成业务材料分散各处甚至丢失。

2.3 档案资源重藏轻用，未得到深层次开发利用

作为过去工作的历史记录，档案归档后一般存放在档案室。可是很多档案就此束之高阁，没有得到充分的开发利用。图书馆档案大多呈封闭、半封闭状态，除图书馆管理人员与档案员外，其他人一般难以看到或使用档案资源。档案信息中蕴藏着许多深层次的有用的资源，图书馆对档案资源要做到浅层开发与深层开发相结合。

2.4 档案管理还停留在纸质档案上，距数字化相差甚远

为了适应信息时代的需要，档案管理也越来越多地采用现代技术，向自动化、数字化方向发展。档案数字化具有提高档案利用率、提高工作效率、增强档案信息时效性的现实意义。无论是早期对档案进行单一目录管理的单机运行，还是目前较先进的全方位、多层面的档案管理系统，虽然在一定程度上解决了档案管理中信息共享、自动化处理以及档案数字化的初步要求，但多数图书馆仍是在传统档案管理方式的基础上运用计算机技术，还是采用以纸质档案为中心的档案管理方式。

3 加强图书馆办公室档案管理的对策

档案管理在当前图书馆工作中的重要性不断提高，如何进一步加强档案管理，使其更好地为图书馆工作服务，应成为图书馆人持续研究的课题。

3.1 强化图书馆档案工作人员的档案意识

首先要建立健全档案管理规章制度，明确档案员的职责，提高档案意识。档案管理的第一步即是收集、累积档案，这是档案工作“从无到有”的关键环节。明确档案收集范围之后，档案员在日常工作中要有意识地收集属于档案范围内的各种文件材料，使原先分散的材料集中起来。档案材料除了常规文件，还有不少需要保密的文件，这就要求档案员要具备一定的综合素质。办公室档案中许多档案资料与图书馆全馆性的活动有关，档案员对馆里举办和参与的活动要主动了解，明确年度档案收集整理的重点，发挥办公室的优势，在各项活动前后及时向各部门收集活动的计划、内容、照片、宣传报道、总结、读者反馈意见及读者参加人次等反映各项活动的各方面材料。

3.2 规范完善档案日常管理工作

图书馆应确保档案管理所需的人、财、物到位，保障档案管理工作规范有序地开展。档案员应依据相关规章制度，有效收集整理档案材料。有效收集整理的方法之一是按类收集，即在收集的同时对档案进行分类。这使得档案员在收集档案过程中即对档案情况做到心中有数，装订后也便于查找，能更好地发挥档案的作用。同时，馆里应有计划有组织地定期进行检查，促进档案工作更规范更完善。

3.3 组织人员进行档案培训

要做好档案管理工作，不仅需要档案员熟悉与档案工作有关的业务工作，更需要掌握档案管理专业知识。由于档案对图书馆工作具有查考价值与指导意义，有助于提高科学规划水平和保障评估定级工作，档案管理也是一项服务工作。因此档案员需要具备较强的服务意识，同时提高档案员的业务素质也是保障档案管理科学规范所必不可少的工作。通过系统的档案业务知识培训，可以拓展档案员的知识面，优化知识结构，提高管理水平，规范档案工作。

随着档案在图书馆工作中发挥出越来越重要的作用，档案管理工作也势必引起图书馆人的高度重视，在工作中不断发现新方法、采用新技术、解决新问题，不断提高图书馆的档案管理工作水平。

参考文献

1 王芳.浅谈图书馆档案管理[J].图书情报通讯,2009(4):42-43.

2 姜欣.加强图书馆档案管理工作 促进图书馆事业发展[J].事业建设,2010(4):20-22.

3 刘莉.浅谈档案管理对图书馆事业发展的作用[J].科技情报开发与经济,2010,20(2):87-89.

4 胡红贞.衢州市图书馆档案管理工作研究[J].科技情报开发与经济,2010,20(4):88-90.

计嘉芳 女，福建省图书馆助理馆员。

收稿日期：2011-03-14。龚永年编发。）