谈少年儿童图书馆的固定资产管理

陈月英(厦门市少年儿童图书馆  福建 361000)

摘 要 随着少儿图书馆事业的发展壮大，少儿图书馆的资产规模也越来越大，只有加强管理，才能充分发挥资产效益。本文对少儿图书馆固定资产管理中存在的问题进行探讨，提出解决对策，并介绍了笔者所在图书馆固定资产管理的具体做法。

关键词 少年儿童图书馆 固定资产管理

少年儿童图书馆作为全额拨款的事业单位，其固定资产的管理方式通常也按事业单位的管理。而事业单位固定资产是指使用年限在一年以上，单位价值在规定标准以上，并能保持其实物形态的各种建筑物、设备、器材等物资资产。根据固定资产的特点和有关规定，少儿图书馆的固定资产主要有：土地、馆舍建筑物；建筑物所属设备；业务设备；计算机、网络设备等。由于图书馆的特殊性，图书及其他非印刷型文献资料也属于固定资产。

固定资产是少儿图书馆开展各项工作的物资基础。近年来，随着我国少儿图书馆事业的不断发展，各单位投入和拥有的固定资产大幅度增加，特别是信息技术和现代化设备广泛应用，少儿图书馆的固定资产在数量、质量以及结构上都有了质的飞跃。但同时也出现了资产监管制度不完善、管理不规范、资产使用效率低、资产价值失真等问题。由于资产多、金额大、分类复杂，管理难度也越来越大。

1 少儿图书馆固定资产管理中普遍存在的问题

1.1 认识不足，固定资产管理意识淡薄

少儿图书馆的固定资产主要通过国家财政投资建设或购置，长期以来无偿使用，不计提折旧，也不需要进行成本核算。这种情况导致了一些少儿图书馆领导和职工在财务管理方面对固定资产管理和成本核算的重要性认识不足，普遍存在着重钱轻物、重购轻管、公物私用、资源浪费的情况，使固定资产难以发挥其应有的作用，影响了固定资产的使用效率。

1.2 缺乏统一规范的管理制度

目前，大部分少儿图书馆对固定资产管理实行的是以账物分管为原则的分类归口管理模式。如办公室管理房屋、建筑物，业务部门管理文献资料，技术部门管理设备仪器，财务科负责固定资产价值核算。而各职能部门又分别归不同领导分管，造成固定资产实物流动与财务核算相脱节、职能管理部门与占有使用部门相分离的状态。这种条块分割的管理模式，会导致各部门为了使用方便而申请购买设备，造成设备闲置、重复购置，还会导致固定资产账实不符、家底不清、资源浪费、资产流失等问题。

1.3 会计核算不合理，缺乏“折旧”项目

目前大部分少儿图书馆采用收付实现制会计核算方法，反映在固定资产核算方面会导致财务报表中存在虚增资产、成本核算不真实、资产更新资金不足等问题。根据事业单位会计制度规定，固定资产只核算原值，不计提折旧。事业单位固定资产的财务核算仅设置“固定资产”、“固定基金”两个对应的会计科目用于核算固定资产的增减变动，固定资产的账面价值除了清理报废外，入账后数据一直不变。由于固定资产的账面价值只反映历史成本，使固定资产的账面价值与实际价值相背离，并使资产负债表中的账面余额不能反映其客观情况，从而导致虚增净资产。这种会计核算方法既违背了会计核算的配比原则，也违背了真实性原则。加上很多少儿图书馆在固定资产转移、接收、调拨、修理、维护时手续不健全，已建档的固定资产也有一部分数据资料不准确，造成账目与实物不符、部门账目与资产总账不符。

1.4 资产管理人员的工作素质及能力需要提高

由于编制及人员限制，少儿图书馆各级资产管理员基本为兼职，工作岗位常随人员的流动而变动。又因工作交接不完备，导致了管理人员业务不熟，工作连续性差，给固定资产管理工作带来较大的难度。

1.5 缺乏规范的固定资产盘点制度，导致家底不清

长期以来，少儿图书馆没有制定完备的固定资产和文献资料盘点制度，有的馆建馆几十年，从未进行资产清点核查：有的馆只注重盘点房产、设备等固定资产，而文献资料盘点工作由于涉及面广、工作量大、困难多，往往被忽略或省掉。由于长期不盘点或盘点工作不深入，造成图书馆家底不清。

1.6 固定资产报废、报损不及时，一些非购资产未入账

不少少儿图书馆成立较早，设施陈旧，设备落后，固定资产毁损严重，又没有及时报废、报损，未履行注销手续，导致大量资产名存实亡，资产账面数虚列严重。而对于接收调拨和捐赠、赞助的固定资产，有些单位未按购置固定资产办法验收和管理入账，导致一些资产被随意处置。

1.7 利用率低，浪费多，效益差

少儿图书馆注重的是社会效益，上级对图书馆工作的评估和检查也多注重其规模和服务，往往忽视了对固定资产使用和管理的监督与考核，缺少必要的固定资产使用效益评估与相应的激励机制。这就使一些少儿图书馆形成一种粗放的办馆模式，盲目追求办馆规模，追求外延扩张，重投入、重数量，轻管理、轻效益。在固定资产的购置上，往往从本单位眼前利益出发，只考虑方便使用，很少进行效益分析和可行性论证，因而造成不应有的浪费。

2 完善固定资产管理的措施

加强少儿图书馆的固定资产管理，有利于降低运行成本。财政部颁发的《事业单位会计准则》和《事业单位国有资产管理暂行办法》，对事业单位固定资产管理起到了规范作用。但由于在图书馆文献资源属于固定资产，而在其他行业图书并不列为固定资产，因此笔者建议有关部门根据图书馆行业的特殊性，出台更科学、更具体的细则，规范少儿图书馆的固定资产管理。

2.1提高对固定资产管理工作重要性的认识

加强固定资产管理，有赖于馆领导的高度重视，各部室的密切配合，以及广大职工的大力支持。馆领导和使用者、管理者都要充分认识到固定资产管理的重要性，增强管理的责任感和主动性，增强保护国有资产的意识，在固定资产管理中做到责、权、利相统一，谁保管、使用，就由谁管理、负责，使固定资产得到妥善管理、物尽其用。只有管理意识提高了，才能管好用好固定资产，发挥其最大的使用效益。

2.2 健全管理制度，完善管理体制

制度化、规范化、科学化的固定资产管理制度是提高固定资产管理水平的根本保障，包括固定资产预算、各部室的购置计划和日常管理制度。在日常管理方面，应严格按照管理制度要求来进行。首先要利用计算机建立资产数据库，全面、完整地记录单位各类固定资产的管理信息，准确、及时地反映固定资产的增减、调配等变动情况。其次，要建立定期的清理盘点和资产核销制度，通过清查盘点，查明各类固定资产的使用、储备和闲置情况，对积压闲置和不配套的固定资产进行调整处理；再次，要定期查明固定资产购置、验收、使用、保管、调拨、报废等环节对管理制度的执行情况，完善各个环节的管理。

2.3 充分发挥财务部门在固定资产管理中的作用

财务部门应完善和改进会计核算方法，建立健全少儿图书馆固定资产的总账、明细账和卡片，及时记录各类固定资产的资金增减变动情况，保持账、卡、物一致。做好固定资产的会计核算工作，帮助使用部门建立财产管理账目。

2.4 建立固定资产分级管理责任制

应按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理模式，建立完善的资产管理体系，监管各类资产。规范固定资产的价值核算、设置数量、金额总账、分配去向等各个方面，保证资产的安全和完整。有条件的馆应设置专职资产管理员，不具备条件的馆应有兼职人员负责，同时各部室也应有相应人员负责，确保固定资产管理工作落实到人。管理人员应了解财产的使用年限，各部室如发生资产变动，资产管理员应及时调整相应的财产账目及卡片。

2.5 注重资产及设备的维护、维修

图书馆不仅要重视设备的购置管理，还要重视设备的利用管理，做好设备的利用、维护工作。资产管理及技术保障部门要实行跟踪服务，确保设备的安全运行。

2.6 严格履行固定资产报废、报损程序

固定资产达到规定使用年限，确实不能再使用和修复的，应按规定予以报废。按程序批准并报废后，应进行以下核算工作：一是冲销固定资产和固定基金账户：二是核算已支付的清理费用；三是对由单位自行处理的报废资产，确定资产报废残值，变价处理的价款留给单位，以供重置固定资产使用。

3 我馆的管理方式和做法

3.1 建立固定资产管理相关制度

我馆对固定资产实行“统一领导、办公室管理、分级负责、责任到人”的管理体制。根据固定资产管理制度，制定本单位固定资产管理办法；建立有关固定资产明细账簿和固定资产使用卡片；定期开展固定资产的清查和统计工作；根据使用部门申请，及时办理固定资产增加、调剂、处置等手续；通过捐赠、调拨等形式取得的固定资产，都纳入固定资产管理范围。

3.2 购置计算机管理软件系统，实行专人管理

　  我馆购买了开启计算机软件管理系统，资产管理人员负责对资产软件、加密狗专人管理、专人使用，对全馆所有固定资产进行分类和编号，同时登记固定资产卡片账。卡片账记载的内容和数据包括：编号、类别、名称、规格型号、技术特征、制造单位、制造时间、取得方式、原始价值、开始使用日期、预计使用年限、登记时已使用年限、验收日期、交接凭证编号、保管或使用部门、保管或使用责任人、附件名称及件数、调转记录、检修记录、原值变动记录、折旧记录、停用记录、清理记录、卡片设立记事等。

3.3 及时登记新增固定资产信息，加强交接与责任管理

对新增加的每项固定资产在软件管理系统中应进行各项相关资料的录入，以便于与实物核对。在软件管理系统中设置资产卡片，将卡片标签粘贴在新增实物上。按期进行资产的清查、盘点，及时进行账务处理，做到账账相符、账物相符。负责使用、保管资产的工作人员发生岗位变动时，在离岗前要做好固定资产的交接手续，并做好固定资产卡片的签字确认和移交工作。

3.4 定期清点与报废报损

我馆资产每年清点一次，成立以馆长为组长的资产清点小组，负责组织单位资产清点工作。各部门资产管理员在规定的时间段内对本部门资产与资产清单进行核对，再由资产清点小组核对，做到账、卡、物相符。总资产账应与财务会计账簿核对一致。在清理资产中，发现固定资产达到规定使用年限，已损坏确实不能再使用和修复的，按规定予以报废。先列出需要报废的资产清单，填写固定资产处置明细表、固定资产处置汇总表，说明报废理由，核对无误后经办人与单位负责人签字并加盖公章，报上级主管部门的经办人、负责人审批后签上审批意见，签字并加盖公章，最后把固定资产处置明细表、固定资产处置汇总表、各项报废资产的卡片（如报废图书需附报废图书清单），送资产管理中心审核批准。

3.5 成效

通过上述管理，目前我馆的资产账目清晰，账物相符，管理责任明确，资产查询方便，在财政资产管理部门的历次查账及资产上报中均顺利通过，得到上级相关部门的肯定。

参考文献

1 郭慧玲.基层图书馆固定资产管理存在问题与解决对策[J].图书馆,2008(5):124-126.

2 钟旗.加强固定资产管理 提高办馆效益[J].株洲工学院学报,2005(2):134-135

陈月英 女,厦门市少年儿童图书馆助理馆员。

（收稿日期：2012-01-25。龚永年编发。）

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