图书馆统计工作的作用与实施

许惠石羡（厦门市图书馆 福建 361012）

摘 要  图书馆统计工作是图书馆的基础业务工作之一，是图书馆科学管理工作的重要组成部分。本文阐述了统计工作在图书馆管理中的意义和作用，以及如何实施图书馆统计工作。

关键词 图书馆 统计工作

图书馆统计工作是指依据统计学原理，运用统计学方法，设置一系列的统计指标，对图书馆工作中的各种数据进行搜集和整理，以具体数据反映出图书馆各项工作开展的实际情况，并通过对各种统计指标之间的关系进行量的描述与分析研究，从中发现问题、找出规律，掌握图书馆工作的静态、动态和趋势，为领导决策提供坚实可靠的数据支持。简言之，图书馆统计工作就是摸清图书馆的“家底”，做到心中有数，从而保证图书馆各项工作的正常进行。

1 图书馆统计工作的意义与作用

统计工作在图书馆中广泛应用，是图书馆各项工作进展的真实记录，在图书馆的各领域都发挥着不可替代的作用。我国图书馆界各项改革正在不断深入，以人为本、以科学促发展成为图书馆的重要理念，图书馆统计工作的作用也日趋显著。

1.1 图书馆统计工作是图书馆科学管理的重要手段

图书馆统计工作在图书馆管理中的作用主要表现在两个方面：一是统计服务。^[1]图书馆统计要为图书馆管理决策服务，一切统计和分析都要从管理的需要出发，有计划、有步骤地统计和分析各种数据，准确地反映图书馆运转的情况，让管理者站在宏观角度对资源、人员、设备、经费等统筹规划、优化配置，从而对图书馆进行科学管理。二是统计监督。^[2]统计数据是图书馆制定各种规章制度、远期发展规划和近期工作任务的依据，同时它也反过来监督、检查图书馆各项计划和任务的完成情况。根据一段时期的数据反馈信息以及对其定性、定量的分析研究，可以及时发现工作中存在的问题和不足，有针对性地对薄弱环节加以改善，从而保证各项业务的正常开展。

1.2 开展图书馆业务工作的基础

图书馆业务统计工作能客观地反映馆内各项业务工作的状况，并通过各种量化分析为领导决策及馆内各项业务工作的发展规划提供科学依据。^[3]图书馆业务工作流程主要包括搜集、加工整理、管理保护和文献利用4个方面，涉及到采编、典藏、流通等业务部门的统计工作，包括文献采购数、分编数、入藏数、读者数、借阅量、信息服务、文献开发等等基础数据。这些统计数据为图书馆业务工作的计量及分析提供了依据，同时图书馆业务工作本身也是图书馆统计的基础。

1.3 量化和考核业务工作的依据

图书馆只有建立严格的考核制度和合理的奖励制度，才能充分调动工作人员的积极性，主观能动性，为读者提供更优质的服务，而各项统计数据正是考核和奖励的重要依据。我馆从2007年起就对职工的业务工作实行量化管理，首先根据有关统计数据制定规章制度和管理目标，定出每个部门及岗位应有的工作数量和质量，每月月初对上个月的工作情况进行业务检查，实行量化考核。通过对比分析，奖勤罚懒，奖优罚劣，达到鼓励先进、激励后进的目的。实践证明，以科学、准确的数据为依据，完善业务考核制度，不仅能激励员工端正工作态度、强化服务意识，同时还能大大提高工作人员的业务能力。

1.4做好读者服务工作的关键

以服务读者为先的图书馆管理理念，是图书馆开展各项工作的指导。读者服务工作是联系图书馆与读者的窗口，起着桥梁和纽带的作用，科学完整的图书馆统计工作制度，是充分了解读者和馆藏文献信息的保证。其中动态指标包括图书借阅、读者咨询、信息服务以及读者活动等等，这些都是图书馆为读者服务的第一手资料，反映了图书馆工作的各个环节，为图书馆制订发展规划、工作任务，调整服务内容提供了准确的数据依据。

2 图书馆统计工作的实施步骤

图书馆统计工作主要包括：①统计调查。这是统计工作的基础，用科学的方法收集原始统计数据。②统计整理。原始数据往往杂乱无序，需要分门别类进行整理，这是数据分析之前必不可少的环节。③统计分析。图书馆统计工作的目的，是要通过对收集、整理、汇总的数据进行全面深入的分析，进而揭示整个图书馆工作的内在规律，提高图书馆的各项业务水平和科学管理水平。^[4]具体有以下几方面实施步骤。

2.1 规范图书馆各项统计制度

图书馆统计工作贯穿于图书馆管理的全过程，图书馆的每个部门、每项工作环节都需要用相应的统计数据来反映其工作状态，因此必须完善规范各项统计制度，使统计工作做到程序化、标准化、规范化，从而保证统计资料的完整性、准确性和连续性。统计制度具体包括统计范围、周期、报表要求、参与人员等方面。从原始数据的收集和整理、统计报表的填报、统计资料的积累以及对结果的分析研究再到最后的立卷归档，各项工作必须按一定的程序进行。同时图书馆各部门要设专人管理原始记录，定期填报馆内统计报表并进行统计分析。以我馆为例，各部门副主任具体负责本部门的统计与档案工作，每月3日前填报业务工作月报表，年终和年末对本部门主要工作进行统计汇总、分析，向馆领导提交统计报告，次年第二季度前移交本部门包括所有统计资料在内的全年业务档案。另外，日常统计还要与重点调研相结合，定期对工作中的热点、难点问题开展专题统计调研。常规统计工作按照制定的统计制度有序进行，指标体系完整统一，数据连续性强，方便开展动态分析研究。但它有两个明显的缺陷：①灵活性、针对性差。因为统计制度在一个较长时期内是固定的，当现实中出现新情况或需要研究新问题时，常规统计资料往往难以满足。②指标性质较单一。常规统计中多数指标是定量指标，当需要研究诸如读者偏好、工作人员服务态度的定性变量时，常规统计无法体现。此时就要适时进行重点专项调研，开展问卷调查，以丰富统计资料，满足专项课题研究需要。^[5]这两年公共图书馆服务联合体建设以及共享工程工作广泛开展，针对这一情况，我馆及时通过实地调研和问卷调查等形式，开展了厦门市岛内外公共图书馆一体化建设研究以及厦门市共享工程建设与发展调研，用准确的数据科学分析图书馆发展状况、规律和趋势，向政府部门提交统计分析与报告，及时甚至超前为领导决策及指导工作提供参考。

2.2 完善图书馆统计指标体系

图书馆统计指标体系是指对图书馆的文献资源、馆藏类型、服务方式、馆员结构和读者结构等方面进行系统化、规范化的数量描述。^[6]为了说明图书馆工作中发生的各种现象及发展过程，图书馆统计工作常常需要拟订相互关联的数量化统计指标体系，以便据此反映图书馆工作的全过程。一个完整的量化统计指标一般包括名称、目的、时间、范围、计算方法、解释、出处等，不同的统计指标按照其对象又可组成不同的指标体系。^[7]图书馆业务统计内容涉及流通阅览、采访编目、日常办公、数字资源管理等方方面面，统计人员需要先根据研究目的确定统计指标，通过各项数据的收集、汇总、分析，多层次、多方位地掌握并改进各项业务的工作状况。在图书馆信息化、自动化、网络化发展的今天，许多传统的统计指标已经不适应现代图书馆管理的需要，必须根据工作实际，及时增加新的统计内容，完善统计指标体系，不断制定新的统计标准。^[8]科学的统计指标是图书馆进行评估工作的基本依据，评估工作也反过来指导统计指标的调整和完善。我馆近几年根据图书馆的新情况、新发展，不断调整本馆统计指标体系，目前主要依据评估细则中的要求设立统计指标体系，制定业务工作月报表，跟踪填报图书馆的各项业务数据。具体设立的指标体系包括基础业务建设指标体系、普通服务指标体系、检索咨询服务指标体系、信息服务指标体系、读者活动指标体系、社会教育与用户培训指标体系、业务研究协作协调指标体系以及文化信息资源共享工程建设指标体系等等，通过不断完善统计指标体系，促进和推动当代图书馆的科学管理。

2.3 重视统计数据的采集、整理与积累

在制定了统计制度和统计指标之后，还须重视统计数据的采集、整理与积累。数据采集是图书馆业务统计工作的重要环节，根据统计数据来源，数据可分为客观数据和主观数据两部分。客观数据是反映“有多少”的信息，用于定量指标统计，例如馆藏量、流通人数、借阅册次等。这类数据的收集，除部分读者活动数据通过各部门人工计数外，多是利用图书馆内部自动化网络管理系统自动完成记载的。如我馆使用的Interlib图书馆集群管理系统，一方面可以采集图书馆局域网内各项业务信息，并在服务器上长时间记录、保存各项数据，另一方面可以为网络用户提供使用情况数据。主观数据则应用于定性指标统计，具有随机性、可变性与不可预测性等特点，例如读者满意度、服务效果反馈等，这类数据收集多采用问卷调查表、信息反馈表、座谈会等形式。为了保证统计资料的完整性、可靠性和连续性，还应扎扎实实做好基础业务数据的积累。对于有价值的原始数据、统计记录、统计报表、统计资料的积累及统计分析研究结果，应按图书馆业务档案管理办法进行收集整理，立卷归档，妥善保存。这不仅是对以往工作状态的最真实和完整的记录，也是历史数据的宝贵存档资料。因此图书馆员要养成随时保存文件与档案数据的习惯，各部门设立兼职统计员，负责收集本部门统计数据、资料，自下而上定期向馆部统计负责人报告基本统计资料。唯有当“随时保存”从制度要求变为自觉行为直至习惯动作，形成一套完整的统计工作系统，才有可能实现图书馆统计数据、资料的有效积累。^[9]

2.4 加强图书馆统计分析工作

统计工作不能仅仅局限于统计数据的收集、整理、上报，应加强统计分析和统计研究，这是统计工作的升华阶段，是最重要的一个环节。图书馆应坚持广收集、细分析的原则，各部门统计人员通过本部门统计数据的采集、整理与积累，定期分析统计资料，提出部门阶段（如半年、全年）统计分析报告，最后由图书馆业务协调部门统计人员进行汇总，综合运用这些丰富的统计数据、统计资料和部门统计分析，写出针对性强、内容充实的统计分析报告。它能将数据、图表、情况、问题、建议、预测等融为一体，使定性分析与定量分析有机结合，比一般统计数据更集中、更系统地反映客观实际，从而有利于及时为领导科学管理提供决策依据，检查与评估图书馆的工作效益和服务质量，发现本馆的优势与差距，扬长避短，推动图书馆事业的发展。在实践中，统计分析方法多种多样，主要有以下几种较常见的方法：①状态分析。对于客观存在的事物，需要经常研究一定时间、地点、条件下的状态，分析其量变情况。状态分析按性质可以分为静态分析和动态分析。静态分析一般用总量指标、相对指标、平均指标、抽样指标推断等方法，如对馆藏图书进行分析，正确评价馆藏现状。动态分析一般用时间数列、统计指数等方法，可对图书馆历年发展情况、变化和发展趋势进行分析。②因素分析。它是对构成事物的要素、成分和决定事物发展的内部条件进行定量分析，即分析当部分因素发生变化时引起其他因素变化而造成的结果，分析各方面因素的相互影响。例如图书馆业务目标执行情况、读者借阅量增加的原因、读者活动情况等。通过因素分析，可以揭示事物内部的本质联系，可以发现规律，还可以提出新的观点。③对比与分组分析。它是把调查数据按指标或要求分成若干组，进行纵向和横向比较，研究图书馆发展的规律。常用于专项调查研究。④联系分析。图书馆各项业务都是相互联系的，在其联系中存在因果关系、比例关系、平衡关系等。联系分析就是利用这种联系进行数量关系的分析，以研究其中存在的规律性。^[10]如对馆藏文献结构、馆藏文献利用率等进行分析，为采编部门图书采购的调整提供依据，等等。此外，还有趋势分析、决策分析、多层次分析等。图书馆统计分析往往需要综合运用多种统计分析方法，对相关问题进行全面、系统、深入的分析研究，才能得出有效成果，使统计工作真正起到咨询监督、预测服务和优化图书馆管理的作用。

参考文献

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3,4,9 张春燕,张和伟,宋戈.图书馆业务统计工作浅析[EB/OL].2010,05.http://www.studa.net/

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10 MBA智库百科.统计分析[EB/OL].2010,11. http://wiki.mbalib.com.

许惠石羡 女，厦门市图书馆馆员。

（收稿日期：2011-12-27。龚永年编发。）

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