嵇亚辉 (南京大学图书馆 江苏 210093) 

随着国家大力实施科教兴国战略和人才强国战略，广大高校师生对文献资料的需求和利用向形式多样化、学科专业化、内容综合化发展。为了充分发挥文献资源优势，南京大学从1998年起将全校各院系资料室的图书期刊由图书馆统一采购、编目、登录。随着我院院系的不断增加，中文期刊登录分发工作也由原来每年的1000多种1万多册发展到目前4000余种8万余册，分配单位也由原来的数家增至现在的30多家，工作量猛增数倍。这么大的工作量若沿用传统的卡片签到，几个人也忙不过来，现在有了计算机和汇文图书管理软件一个人就能完成。我馆自1999年起使用本校自行开发研究的汇文软件系统进行期刊管理，使签到工作迈进了一大步。传统的手工签到操作速度慢，数据难以准确描述，差错率高，签到时一次只可供一人使用。而计算机可以多方位多人同时使用，从而大大提高了期刊签到的速度。下面将我馆5年来使用汇文软件进行期刊登录工作与传统的卡片签到工作做一个比较：

1 验收

验收是登录的前期工作，是期刊签到工作一个非常重要的环节。一种期刊到馆后应首先核对是否预订刊物以及册数是否一致。传统验收是按刊名笔划顺序或音序查找相应卡片，如找不到相应卡片往往就当作赠送的样本刊处理或随意转送其他单位。过后又往往会发现此刊确实为我馆所订，只不过是由于新订、补订、排片错误等原因造成漏登。一旦出现这种情况，再想找回这些期刊就难了。这样极易造成缺刊，而期刊又不像图书可以一版再版，一旦缺期则很难补全了现在用计算机验收，这种情况就不易发生了。计算机可从刊名、ISSN号、索书号、订购号等多个途径检索，大大减少了漏签。如确实检索不到订购记录，而此刊又具有可读性或学术性，则可临时做订购记录进行签到，上架与读者见面。计算机验收较之卡片完善快捷，可有效防止漏签，保证期刊收藏的连续性与完整性。

2 设定参数 

传统手工签到是将如刊名、出版年代、出版频率、分配单位等有关参数登记在卡片上。当代期刊出版频率不断加快，一些季刊变双月刊，双月刊变月刊甚至半月刊、周刊。用卡片签到时，如果前期估计不足，频率发生变化，登记到后期卡片就写不下了。再者，分配单位逐年增加，一张小小的卡片无法容纳越来越多的信息。计算机登录使这些问题迎刃而解。每年首期刊物到达时，只须将该种刊物有关信息的所有参数一次性设定好，以后则可以放心签到。遇到临时频率变化时，则对期刊参数进行修改，或利用汇文软件中的频率增减模块对期刊频率进行增减即可。

3 不确定因素处理

随着现代技术的发展，文献载体形态日趋多样化，印刷型文献往往会附带索引、增刊、光盘、磁带等其他载体。这些附带载体有的与主文献一起定期发行，多数则不定期发行。这些不确定因素往往在订购时无法获知，因而很难在卡片上反映。汇文软件充分考虑到实际工作中可能会出现的这类不确定因素。遇有此类情况则使用增减模块，在弹出菜单中，将有关不确定因素的若干参数设定好，视情况可添加详细备注，点击回车键，即可登录反映各类不确定因素。

4 交接

期刊登录是一项承前启后的工作。利用计算机登录时，发行单位将期刊送达，工作人员根据随附清单核对实际数量与品种，如一致则在清单上签名，表示与发送单位的交接完成；当上机登录后还要打印交接清单，与各分配单位进行交接。传统卡片签到与分配单位交接时一般不便提供清单，也就无法当场交接，只有等到对方收到下一期期刊时才发现前一期没有收到，此时若再来催刊，由于中间经历的时间比较长，缺刊就不易找回了。如不使用计算机，每年将会在这方面花费大量的时间和精力，而且效率低下。计算机登录有效地保证了期刊的连续性。

5 催缺

催缺也是签到工作的重要一环，及时催缺有助于提高签到的最终质量。传统卡片签到时的缺刊情况只能从卡片上查获，签一本查一本，一一记录下来，填写催缺单，向发刊单位索刊。

工作人员如有空闲或工作态度较认真时，能多催几遍，缺刊问题会解

决得好一点，反之，缺刊就比较多。现在用计算机登录，利用其催缺系统，只要将发刊单位设定好，按催缺键，缺刊情况清单即显示出来，将此单寄往发刊单位，督促其及时补刊。计算机催缺的准确快速是卡片催缺望尘莫及的。

6 统计 

期刊登录工作在卡片时代很难统计工作量，只能粗略估计。现在用计算机随时都可以精确统计出到馆期刊的种数和册数，有利于馆领导统计工作量，制定合理的考核标准。当然，计算机登录也有其局限性，特别是面对纷繁复杂而又层出不穷的出版新情况，管理软件必须及时调整或修改，以使反映各种新情况。近年来在期刊登录中，我们发现刊物的各种出版信息变化多端，尤其载体型态如附件的品种或数量不断增加，在既有的软件中往往无法找到合适的对应表述，这就需要软件制造方对软件不断进行更新升级，以适应日新月异的新形势。

(收稿日期：2005-01-01。龚永年编发)