林秋芸（福建农林大学图书馆  福州  350007）

摘  要  大型图书馆架标的制作量大，数据格式一致但内容不同，利用Word文档中的邮件合并功能制作书架架标，能够使得架标制作变得高效简单、规范美观。

关键词  图书排列  书架  架标

架标是书架图书排列的一种标引，用于指示书库图书分类排列起止及类名，指引读者方便查找图书和图书管理者进行图书归架。架标的特点是格式一致，但数据内容不同，在搬迁图书、倒库、图书剔除时，都需要重新制作架标。在实际工作中，大多数图书馆只使用Word文字处理方式制作打印架标，一份一份地编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但这种方法需要不断地重复劳动消耗大量的时间和精力，工作效率低。笔者从事流通阅览工作20多年，深受更换架标之累，曾经用过美术字制作模板等方法，这些方法均需要通过每条数据输入、粘贴等方式制作架标。后来试着用Word中的“邮件合并”功能制作架标，把大量重复枯燥的工作简单化，Wps等办公软件也有邮件合并功能。Word2010版和Word2003版的该功能略有不同，但操作步骤大同小异。下面以Word2003文档为例，详细介绍“邮件合并”制作图书馆书架架标的步骤。

1 制作架标数据源

数据源是含有标题行的数据记录表，其中包含相关的字段和记录内容，数据源表格可以是Word、Excel，制作一个主文档作为数据源，如表1：

表1：架标1

待全部数据输入表格后,保存好。表格1作为数据源保存在G:\mywork\架标1。表格中表头的分类号1、分类号2、分类号3、分类号4、内容1、内容2，格式相同，内容不同。

2 制作邮件标签

创建邮件标签是架标制作过程中重要的一步，邮件标签是一种特殊的word文档, 它包含数据源生成邮件标签的输出格式, 包括版面格式及标签输出筛选条件等设置。^[1]启用Word文档，单击菜单工具栏中“信函与邮件”中的“邮件合并”,可以看到菜单工具栏中多了一排快捷单,那就是“邮件合并”中的快捷菜单，单击“邮件合并”快捷菜单中的打开数据源中G:\mywork\架标，插入一个2*4的表格，点击“邮件合并”栏中“插入Word域”前面一栏中的插入域。插入合并域：分类号1、分类号2、分类号3、分类号4、内容1、内容2。数据源有一定的格式，一般第一行为域名，在我们这个数据源中表格中的标题行，Word自动取其字段为域名，插入域后，按实际所需排版，在这个标签中插入页码、页眉页脚等制作标签，标签文档便制作完毕。如下图：

图1：制作邮件标签

3 合并数据源到标签文档

打开前面做好的标签文档，启用菜单“邮件合并”工具栏中的“合并选项”，进行合并需要检查数据源后单击“确定”按钮，选择“合并到”合并到新文档，文档命名为“合并好正架标”。为了利于上架，需要每列书架左右两侧均贴上架标，这时只需对调标签中的两边内容后重复上述步骤，合并到新文档，另存为“合并好的反标架”，如图2：

图2：合并数据后的标签文档

4 打印架标

,       在各项合并条件设置完毕后, 也可以直接通过单击 “邮件合并”工具栏中的“合并到新文档” 或“合并到打印机”按钮，完成书架标签文档的合并生成或直接输出到打印机。

5 结语

笔者原来制作书库60条架标需要的时间至少是3小时，采用“邮件合并”功能只需1个小时就可完成。并且邮件合并需要的数量并不和完成时间成正比，120条架标只比60条架标多20分钟制作数据源录入的时间，标签可以共享。邮件合并除可以使用由Word 创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel 工作簿、Access 数据库等文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的标签，直接打开这些标签使用即可。需要注意的是：在使用Excel 工作簿时，必须保证数据源文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。^[2]

参考文献

1 王纪英.word2000邮件合并功能在书标制作中的应用[J].图书馆杂志,2002(2):45-46.

2 徐世太.深层应用word 邮件合并功能、避免重复劳动提高办公效率[J].办公自动化杂志.2010(8):53-

55,64.

林秋芸  女，福建农林大学图书馆副研究馆员。

（收稿日期：2016-01-25。龚永年编发。）